清单 | 采购成本高居不下的原因探究

JSPGen2019-11-11

本文是采购管理学堂小云撰写的《采购成本高居不下的原因探究》,商越为您节选。

导读

采购成本太高就会导致整个企业的生产运作乃至营销部门工作难以运行,所以降低采购成本是提高生产效益、增加收益的主要渠道。

导致采购成本高居不下的原因有多种,其相关因素包括:企业在思想和战略上的重视程度、企业资源配置的能力和协同能力、采购人员的素质和结构、采购内容及信息化程度,以及采购制度建设等。

思想上轻视

在很多企业,采购仅是服务于生产部门的辅助部门,反映了公司领导的经营理念,体现了一种管理思想。决策层对采购的轻视程度,使得企业本身重销售轻采购,重开源,忽视节流。

这容易出现下面几种情况:

1.生产部门的主体意识。由于企业对采购部门的轻视,生产部门采取强硬的态度,惟我独尊,但他们对采购环节缺乏了解,对市场行情更是把握不准,容易与采购部门在采购环节中的具体做法产生较大的分歧。

2.采购部门对供应商的重视程度不够。采购部门由于不受重视,无法建立对于供应商的评价体系,从而使采购人员也缺乏对供应商考评的重要性的认识。他们会根据平常的印象来打分,没有一套规范的考评体系,使对供应商的考评流于形式,没起应有的作用。

3. 企业采购管理方面的漏洞增加。组织成员缺乏整体意识,工作效率不高,严重降低了组织的竞争力,弱化了采购职能片面强调采购为生产服务的观念。

战略上存在误区

很多企业没有明确采购战略从属于企业的整体战略这一概念,因此没有进行采购战略规划,即使进行了采购规划,但还是存在着种种误区,比如采购范围不明确:

1. 一些企业对于所需的物料没有清晰的采购概念,应该外包的却自己生产,生产效率及技术水平根本达不到同行业的平均水平,导致大量的人力物力的浪费

2. 应该自产的却拿出去外包,致使自身的能力和优势得不到发挥,所生产的产品成本升高,毫无市场竞争力。

缺乏资源配置和协同

在当前的市场中,外部资源正日益成为各企业争夺的焦点,与各供应商的合作是企业通过采购作业整合外部资源的有效途径。但是企业由于缺乏资源配置和协同,采购成本居高不下,无法合理整合外部资源。

采购作业的成效与企业的资源配置情况密不可分。企业缺乏资源配置能力,因而无法保证采购业务所需的人员、各种办公设备的正常配置和使用,从而采购工作的效率也就大打折扣。


采购的协同作用主要体现在两个方面,即内部协同与外部协同。

1.缺乏内部协同这一点主要体现在采购部门与各相关部门的动态沟通。沟通无法实现信息的共享,信息截流、资源独享的状况,导致物料采购的种种误区和陷阱,产生一系列的负面效应。

2.缺乏外部协同是指与供应商发展无法达到双赢关系。双赢是指一方面企业可以参与供应商的产品设计和质量控制过程中,共同制定有关产品质量标准,使需求信息能很好地在供应商的业务活动中体现出来。

另外一方面制造厂商可以在产品的研究开发阶段,即寻找供应商,并邀请其参与早期开发,或是推行免检制度,减少不必要的作业程序,以提高合作工效。

采购人员的问题

采购人员问题是许多企业面临的最根本也是最首要的问题,主要表现在以下两点。

1. 采购人员的素质。最直接的表现就是业务技能方面:很多企业的采购人员没有一定的专业背景,也没有经过严格专业的培训,因此,对采购产品的真实成本不熟悉、不了解。

在采购的开始阶段,采购人员所做的潜在供应商评审过于形式化,同时由于缺乏相关工作背景和专业知识,对产品成本的构成根本无法进行科学的分析研究。这就导致在采购过程中,当进行商务谈判的时候,只能横向比较产品的价格,用报价作为价格谈判的唯一条件,最终得到的采购价格只能是一个相对的最低价

采购人员的业务素质较低是采购质量不稳定,产品成本高居不下的主要因素之一。此外,部分企业由于在选聘采购人员时不够认真,还会导致个人道德品质不佳的采购人员流入本企业,低劣的个人品质再加上不良的业务技能,企业的损失可想而知。

2. 采购人员的结构。一方面,许多企业的采购人员严重不足,三五百人以下的制造企业,采购部门通常只配备一人,与庞大的工作量相比,采购人员的个人能力即使再强,也无法保质保量地完成采购任务。

另外一方面,企业在对采购人员的素质要求方面存在着较大的误差,要么不重视采购人员的道德品质,要么太过重视道德品质而忽视对业务素质的要求。

采购流程中的影响因素

1.供方频换

因为采购企业每次寻找供应商的成本会抵消较低价格所产生的收益,而且这种只注重价格的采购方式会促使供应商投机取巧,以劣充优,致使买卖双方都不能实现长久的利益。所以通常以价格作为供应商选择标准的做法,无论从眼前还是长远来看,都不能给采购企业带来最大的收益。

2.采购质量

采购方与供应方相互之间的工作是不透明的,采购方很难参与供应商的生产组织过程和有关的质量控制活动,只能通过各种相关的标准,进行检查验收。供应商为了在采购招标中获取优势,总是通过各种手段。简化程序,降低成本,结果使产品质量大大下降,使采购方的利益遭受损失。

3.采购批量

采购批量大,则采购次数少,存货费用高。对企业来说,关键在干确定一个最佳订货批量,以使有关的存货成本最小。

影响存货成本的因素有买价、订货成本、储存成本、缺货成本等,其中最主要的因素是订货成本和存货成本。订货成本和储存成本与采购批量和采购次数相关。采购的次数越多,所需的订货费用、采购人员的费用等订货成本也越多。

4.信息滞后和缺乏科学管理

一方面目前采购部门仍处于手工操作阶段,与供应商之间的信息交流非常有限,信息化程度低,他们和供应商之间是典型的非信息对称的博弈过程。如果信息化程度差,将致使工作效率很低。

另一方面基础信息系统不完善带来的影响是业务的可追溯性弱,一旦出了问题,难以调查;同时采购任务的执行优劣在很大程度上取决于人,人员的岗位变动对业务的影响较大。

采购制度问题

采购问题是企业的首要问题。为保证各个职能部门能够真正运转起来,企业需要建立严格的采购规章制度,一方面使采购部门能够有法可依,有制度可遵循,通过法律法规来指导自己的日常工作行为;另一方面对违反有关制度有惩罚措施,体现责权利平衡原则。

1.应建立和完善采购部门的成本控制制度。根据全年的生产计划制度制订出切合实际的采购任务,通过对采购成本的定期核算,定期分析,定期考核,评定采购人员的工作业绩,辅之以相应的奖惩措施,达到控制采购成本的目的。

2.采购制度中应该体现以人为本的思想。在思想上明确采购制度的建立总归是为了约束采购人员的。因为人是企业最宝贵的财富,采购制度的订立不能太死板,要体现人性化、责权利平衡的原则。

"成本"是采购部门心里"永远的痛",因为采购无时无刻不在面临成本的压力。企业营运的主要目标是为股东创造最大的财富利益,所以通过了解采购降低居高不下的原因,从根本上降低采购成本是企业提高收益的必要途径。