如何做好采购管理工作?

商越2022-08-12

随着市场竞争的加剧,企业越来越重视自身的各项综合实力的考量和提升,在企业运营的各个环节都要进行优化和精细化管理,实现各个环节的可控可管理。而采购环节在企业中占据着非常重要的地位,尤其是制造业企业,采购成本占企业总运营成本的50%-70%,采购成本的高低直接影响企业利润的高低,进而影响企业整体的运营发展,可以说,在制造业企业,采购属于牵一发而动全身的环节。因而,采购环节在企业越来越受到重视,采购管理工作在企业管理中的地位也越来越高,更多的企业开始选择采购管理的精细化操作,实现线上化、可视化、数字化的管理。

那么如何做好采购管理工作呢?

1、优化采购全流程

一般而言,采购流程包括计划制定、需求收集、询价、比价、议价、评估、索样、决定、请购、订购、合同、协调与沟通、催交、进货验收、入库、结算等做好采购管理工作,要优化采购的全流程,实现全流程的高效、敏捷运行,降低流程成本。注意采购流程的平稳性、一致性和流畅性,并考虑流程所需的时间框架。同时采购的所有流程都要进行跟踪和留痕,方便控制以及事后的总结优化。对各项工作相关的流程和核查责任,应明确权责主体,指定主办单位,避免出现贸易摩擦、重复和混乱的情况。

2、做好供应商的选择和管理

供应商在企业生产过程中也占有十分重要的地位,供应商供应物料的顺畅、品质的稳定、数量的符合、空期的准确等都影响企业的生产和销售。所以,在选择供应商时需要根据标准的规则进行全面的分析,然后综合考虑进行选择,比如质量因素、价格因素、交货准时性、服务水平等。同时,要做好供应商的管理,供应商全生命周期管理、绩效管理、关系管理、分级管理、风险监控等。

3、优化采购合同管理

采购合同就是在确定供应商后,与供应商之间签订的确保双方履行约定的一份法律文件在签订之前,需要对合同类型进行选择,因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配企业要做的就是把最大的风险放在供应商处,同时又能保证高效执行使利润最大化。

4、强化对采购部门的管理

除了做好采购流程的工作,还需要对采购部门和组织做好管理工作,比如,加强采购管理体系制度的建设,包括流程制度、管理规定等各项要求,形成规章制度,对各个业务环节产生的风险点加以控制。合理设置组织架构,比如,将“采”“购”分离,采主要负责供应商开发、谈判沟通、议价比价、信息收集等工作,购主要负责下单跟单、发票与合同管理、纠纷解决等工作。加强教育培训,强化廉政教育、道德教育,明确贪腐界限等。

做好采购管理工作,除了优化流程制度外,好的管理工具也会起到事半功倍的效果。采购管理系统能帮助企业构建更敏捷、更高效、更智慧的数字化采购流程,实现采购全流程的线上化、透明化、可视化,全过程留痕可溯源,可有效提升采购效率,降低采购成本。

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