长城物业王波:增效、降本、智能——长城物业采购数字化实践分享

商越2023-12-22

1117日“加速采购智能化”商越科技年度用户大会上,长城物业供应链管理中心总监王波在《长城物业采购数字化实践分享》中回顾了长城物业供应链采购管理系统一应荟的上线历程,并介绍了一应荟如何一改长城物业以往零散、无序的采购管理状态,实现员工赋能、优化供应池资源、降低采购业务风险和模式创新价值。

(长城物业供应链管理中心总监王波)

从零散、无序到降本、增效、智能采购

长城物业创立于1987年,历经36年,现已发展成为中国首批国家一级资质物业服务企业、中国物业管理行业前十强,以及行业前十强中唯一一家独立第三方物业服务机构,品牌价值高达120亿元。

长城物业将“科技化+人性化”作为新时期的战略实现路径。王波介绍,作为中国物业管理行业数字化引领者,长城物业自2012年起,开启基础业务管理信息化过程,并发布了业内首个智慧社区云平台——“一应云智慧社区平台”,并围绕集团数字化战略,逐步推动业务的全生命周期管理和企业经营的在线化、数字化转型的落地建设。

旨在支撑供应链全生命周期管理的一应荟是“一应云智慧社区平台”中一个重要组成部分。而在启动一应荟项目之前,长城物业包括供应商生命周期管理、采购需求确认及寻源、合同管理、订单履行、配送管理、到货管理、发票与结算和品类采购在内的采购管理的8个环节各自割裂,而且大部分环节都是在线下完成的。

由此带来的是零散、无序的采购管理:集团在采购管理上只能做到弱管控,各用户单位自行管理寻源;缺乏专有的采购管理思路,而只能借用后勤管理理念,导致物料管理无序、零散,采购寻源频繁,大量零散的供应商管理难度大;采购人员缺乏专业的采购技能;采购分析数据滞后,不能对采购计划制订提供有效支撑;五是采购系统无法与ERP等系统进行对接,形成整合优势。

采购数字化四大建设目标

正是为了扭转采购管理的各个环节各自割裂,采购管理零散、无序的局面,长城物业与商越科技携手打造了一体化端到端集成平台——一应荟采购平台,希望达成以下建设目标:

一是员工赋能。让员工逐渐认知到必须正确地输入数据,以达成标准化需求的认知;同时需求部门要逐渐认知到有预算才能采购,有利于编制有预见性的业务计划;需求部门的管理者通过可视化的采购支出仪表仓,推动基于数据的科学决策;

二是优化供应池资源。对现有的供应商结构进行优化,通过定期的供应商绩效评估及改进,实现供应商的精准分级;对供应池资源持续更新,对优质、配合度高的供应商长期合作,实现供需双赢。

三是降低采购业务风险。实现预算前置性源头管控、供应商发起验收付款,杜绝漏洞且为财务经营分析提供真实、及时的数据支持;对列入淘汰或黑名单的供应商,在后续的询报价、招投标和采购订单下达环节自动限制权限;杜绝寻源采购报价泄露,供应商报价情况清晰可视。

四是模式创新。实现集采供应商的商城目录化日常端到端采购,从而大幅提升采购效率。

创新的采购模式应该效果显著

长城物业本着“结合明确的业务目标、采购数字化≠企业数字化的‘边界感’、‘一口吃不成胖子’的分步规划;用起来才是关键的推广使用,以及组织与人员双保险的资源保障”原则,成功上线了一应荟,并取得了显著应用效果。

王波重点介绍,一应荟的价值主要体现在以下六个方面:

一是构建了采购业务端到端一体化集成平台:沟通集成ERP、企业微信、电子发票等相关系统,形成采购业务各个环节的业务闭环,实现员工、服务、管理、供应商四端的在线协同。

二是实现了采购需求的标通化管理:一是支持商品的推荐展示,通过采买统计数据为客户展示推荐商品,通过场景采购功能推荐“打包采购”方案,既可以不断归集和标准化采购需求,又可以在既定需求下提升采购效率;支持同款商品的智能比价,通过系统智能算法直接呈现给提出需求的用户,节省了“货比三家”、“价比三家”的时间;支持电商价格预警,企业可以根据需要设置价格阀值范围,启动RPA定时任务,当商品价格变动超过设定范围时系统自动预警,方便企业对价格进行有效管控。

三是支持了战略寻源:通过编码体系建设,支持采购全流程在线,实现寻源全过程阳光管理。编码体系涵盖9个物料类、398个物料组、2800多个通用物料号和600多个费用类型,确保采购数据真实、有效,支撑企业采购策略的有效执行,实现从需求、供应商认证与选择到形成协议或订单的采购全链路端到端管理,以及从比价、招标到竞价的寻源全过程阳光管理。

四是实现从需求到支付的风险管控:建立自动化采购执行,实现从订单发送、在线发运、在线对账到在线开票的采购交易全过程协同可视,有效管控风险并做到合规,大幅提升效率。

五是支撑了采购智能化:通过RPA引擎设置规则去重,减少事务性工作,降低结算对账风险。

六是优化了供应商管理:建设供应商闭环管理体系,以数据支撑供应商从招募、注册、认证、选择、评估、分级、改进、退出等全生命周期管。

王波介绍,在系统上线运行一年后,长城物业在内部做了一个调研。调研结果显示,上线前后系统的最大价值包括采购降本、采购风险规避、采购现金流贡献、采购业务管理推进和采购交付周期缩短。

王波还强调,上线只是开始,持续的业务运营才是关键。他进一步指出,采购数字化系统建设目标的实现,依赖于系统上线后功能好用且保障到位,可支撑全业务流程;专业化的团队、有效的数据、持续的产品运营,才能全面“用起来”,这样方可最大程度发挥数字化系统的价值,实现降本增效。

他透露,未来长城物业首先将补强采购人员的专业性,确保每一笔数据正确,同时还将细化采购管理流程文档,统一基础业务准则;同事,持续携手商越强化一应荟供应链采购管理系统应用,以一应荟为抓手整合各种相关系统;重点落实采购供应链各项关键任务,确保基础运营良好。


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