越来越好|「预算控制」助力企业实现采购支出控制自动化

JSPGen2020-06-15

企业采购支出管理过程中,经常会遇到这样的问题:

企业业务量越大,采购频次越高、预算控制越复杂,不同类型、金额的采购申请占用的预算类型也不同;

员工、管理层,提交或审批的每一个采购申请都要仔细核对申请条件和申请人,过程复杂易出错;

各级管理层审批预算时,无法判定采购预算支出的合规性(是否预算内、单笔费用限额等);

采购申请预算核算流程复杂、采购部门每天深陷各种超预算的采购申请单,严重影响工作进度和效率;提交采购申请后,因预算、进度不透明等原因导致审批延误,影响业务进展

随着公司规模和业务的增长,采购物资也会日渐频繁、复杂,特别是间接物资的采购,本身存在分散、频次高的特点,不同部门和项目下的采购流程必然有所不同;

由于企业层级结构复杂,所以,不同类型、不同金额的采购申请预算控制逐渐成为员工、各级管理层及董事会都头疼的一个问题,因此,不同条件下的采购申请预算控制对企业来说势在必行。

为了满足客户不同场景下的预算控制需求,商越特推出商城采购的“预算控制”功能,帮助企业构建集中高效的智能采购平台。

业务场景

企业经常会遇到不同类型、金额的采购申请,超出预算被退回的情况时有发生,浪费大量公司资源:

场景1

公司财务规定:部门单一月份办公用品采购预算1000元,部门成员一起共享;


场景2


集团公司市场活动预算1万元,品牌部、产品部、行政部、营销部共享预算,产品部和行政部同时购买会议通讯产品,但两部门负责人并不知情:

功能价值

1.解放财务,满足多地协作的采购支出预算控制需求

通过财务人工审核时判断预算进度进行控制,不但不及时,也容易出现预算失控,可能影响正常的经营活动,导致资源浪费预算控制不及时。

2.条件预置,实现预算控制自动化

每个采购申请生效预算条件可以自定义设置,每个预算生成后进入采购流程,预算控制可自动化。

3.实时查看,预算额度清晰透明

提交采购申请后,系统根据预置的预算条件自动生成预算控制结果,预算余额、预算变更记录(扣减或释放),采购需求用户和审批人可实时查看。

4.制度与工具结合,规范采购流程

业务和财务人员对公司经济业务管理规章制度理解的偏差,造成采购申请是否符合国家法律法规或公司内部规章制度依赖于人工流转,财务最后审核把关,缺少系统管理工具支撑容易出现内控制度执行不到位,这有可能导致内控管理漏洞。根据企业财务制度设定预算控制节点和节点生效条件,将制度与工具融合,规范整个审批流程,同时提高业务效率,为企业节省时间成本和人力成本。

通过预算控制,企业可将不同类型(部门、项目、个人)、不同金额的预算条件全部预置到系统中,每个采购订单触发前都可实现与预算的一一对应,这样做免去员工和各级审批部门重复查验预算额度的麻烦,大大提升企业财务管理效率,节约经营成本。