随着采购管理系统的不断发展以及采购管理理念的不断发展，利用信息化手段对企业的采购行为进行管理越来越成为了一种趋势。采购管理系统能够让企业规范好采购工作的组织实施，建立企业责权利分明的管理体系，提高企业经济效益与采购的质量。

1、供应商基本资料建立

采购部门将各供应厂商编号、名称、公司工厂发票之地址、付款条件、负责人、联络人、统一编号、成立日期、资本额、往来银行名称、基本产品类别、设备状况、地略图．．．等的资料输入电脑，即可迅速列印和查询供应厂商有关资料，并供评估选择合作对象之参考。

2、供应商料品资料建立

采购人员将各供应商当前供应的料品之编号、品名规格、单价/基本价、产能．．．等资料建入电脑，可作为已授权交易之认可，依此可实现采购单开立厂商的控制，可提供各项询价、比价报表之查询和列印，以迅速决定最适合的供应商、从而降低采购的成本。

3、采购单异常结案处理

当各供应厂商均按采购单项目完成交货验收作业後，采购管理系统会自动将采购单结案，如因订单取消或者是数量变更等的原因需取消采购作业时，需对采购单进行异常结案处理，采购管理系统提供了按订单、采购单号作结案处理、提供采购单尾数报表，以便物控采购人员确定是否取消采购单。

4、料品验收资料处理

料品通过品管单位检验後，则可执行此一作业，使交货明细和应付帐款明细表可被查询和列印出，并列印供应商评核月报表和物料评核月报表，以供各部门间能随时掌握可贵的资讯，增加处理的时效和决策达成。

5、采购资料维护

经由物料需求管理系统产生采购建议单，采购人员衡量现有供应商之产能、价格及服务水准，进行安排采购数量分配及自动开立列印采购单，并将采购资料传输至系统作采购管理，而作业可弹性调整、选择独立采购下单，并能提高进料的时效以利於产销作业顺利进行。

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