过去准备和管理必要采购文档是个耗时的过程。现在许多公司已经简化公文流转流程，通过使用采购工具降低所有采购所需的成本和文书工作量。

1、降低成本

虽然省钱只是良好采购实践的一个方面，但它是采购工具的主要驱动力。能够接触到更广泛的供应商，以及系统所促进的不同投标方法，可以为买家提供令人难以置信的成功结果——英国政府最近进行的电子竞价在移动电话上节省了超过59%的费用。

2、改善供应商关系

采购工具可以极大地提高买家和供应商之间的透明度和开放性。该系统提供了一个门户，供应商可以通过该门户看到供应商的所有投标机会，并清楚地列出截止日期、当前状态和最终结果。

3、提高合规性并降低风险

采购工具过程的系统方法为公司提供了对其投标过程的控制，并为合规目的提供了审计路径。采用采购工具系统旨在简化常规的采购流程，不用手动处理交换合同、发送招标文件和填写供应商准入的问卷等任务，整个过程是自动化的，提高了合规性的同时降低了风险。

选择合适的采购工具系统显然具有战略性的，为采购管理提供最佳的合作方式，同时改善该流程的管理。