在传统思维里采购就是拿钱买东西，目的就是以最少的钱买到最好的商品。但是随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能，采购工具它是一种可以为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源。总体而言采购已由战术地位提高到战略地位。

1、供应商基本资料建立

采购部门将各供应厂商编号、名称、公司工厂发票之地址、付款条件、负责人、联络人、统一编号、成立日期、资本额、往来银行名称、基本产品类别、设备状况、地略图．．．等资料输入电脑，即可迅速列印和查询供应厂商有关资料，并供评估选择合作对象之参考。

2、供应商料品资料建立

采购人员将各供应商当前供应的料品之编号、品名规格、单价/基本价、产能．．．等资料建入电脑，可作为已授权交易之认可，依此可实现采购单开立厂商的控制，可提供各项询价、比价报表之查询和列印，以迅速决定最适合的供应商、降低采购成本。

3、采购单异常结案处理

当各供应厂商均按采购单项目完成交货验收作业後，采购工具会自动将采购到的单结案，如因订单取消或数量变更等原因需取消采购作业时，需对采购单进行异常结案处理，该系统提供了按订单、采购单号作结案处理，提供采购单尾数报表，以便物控采购人员确定是否取消采购单。

4、料品验收资料处理

料品通过品管单位检验後，则可执行此一作业，使交货明细和应付帐款明细表可被查询和列印出，并列印供应商评核月报表和物料评核月报表，以供各部门间能随时掌握可贵的资讯，增加处理的时效和决策达成。

采购不但能够减少所采购的物资或服务的价格，而且能够通过多种方式增加企业的价值，这些方式主要有支持企业的战略、改善库存管理、稳步推进与主要供应商的关系、密切了解供应市场的趋势。因此加强采购管理对企业提升核心竞争力也具有十分重要的意义。