间接采购的难点

商越2022-09-02

间接采购品类庞杂,可以分为IT、物流、MRO备品备件、服务、市场、设备、资产等7大品类;若再细分,可以分成更多的品类,光服务就可以分成保洁、保安、差旅、班车、咨询等等,除了变成产品的生产材料,都是间接采购,也有人把它叫非生产采购,甚至笼统称为MRO采购、工业品采购。

小到纸笔文具,大到生产设备,间接采购涉及公司所有部门、所有业务、所有人员,间接采购管理不好,必然影响企业运营效率。同时我们也要看到,间接采购由于其采购品类庞杂、需求多样、协同部门多、供应商多而杂等特点,占用了采购人员大量的时间精力,使采购人员疲于事务性的工作,导致企业采购部门时间成本、人力成本、流程成本高企,不利于企业的运营效率的提升和成本的节约。

著名咨询公司科尔尼有一项调查,间接采购占采购总额的10%~15%, 间接采购有降本空间10%~15%。如果一个公司的销售额是100亿,采购占50%,那么间接采购降本结果就是100×50%×15%×15%,即1.125,也就是利润会增加1.125亿,简单说就是1%由此可见,管理好间接采购,对于节省企业运营成本,增加企业利润有积极作用。

但是,与计划性强、供应商集中、需求稳定的生产性采购不同,间接采购痛点难点更多,管理难度更大,其最大特点在于:品类多,金额少,需求多,没有专门的询价策略、计划,也没有专门的验收部门,更没有直观可见的BOM(物料清单)。间接采购管理往往是企业内部管理的重灾区,要解决这个问题,首先需要了解间接采购的难点:

1、物资多而杂,供应商多而杂。间接采购的物资涉及企业运营的各种物资,也包括软件服务、外包等服务类物资,品类多杂乱,没有规律性。同时,供应商也很多,有些供应商往往也是临时采购,采购金额也不多,这就导致供应商管理起来难度大,采购效率低,商品质次价高的情况时有发生。

2、需求缺乏规律性,分不清轻重缓急。大多数非生产性物资的采购需求,规律性差,临时性强,采购完成时间紧迫。如果像直接采购一样设计业务流程,往往会严重阻碍需求部门的效率。

3、需求描述不明确。间接采购除了需求急,物资规格描述也非常模糊。由于间接采购面对的是内部各个部门,员工提需求,采购员采购,但是各个部门提交的采购需求往往就很模糊,采购需要再三确认,但是最后在验收上往往还是会出现需求偏差。

4、领用问题多。有的时候,需求部门提交采购申请后,等采购买回来,放在仓库中却很长时间没有人认领,然后到年末就形成呆滞,这个时候,又往往由采购来背锅。

5、一次性交易,管理风险大。间接采购的需求各式各样,一锤子买卖比比皆是,绝大部分的一次性供应商由需求方指定,价格谈判难度大,付款条件苛刻,管理风险大。

6、人少活多。有些公司不重视间接采购,人员配置也较少,这就导致采购人员忙于事务性的工作,无暇顾及寻源策略、供应商管理、定商定品定价等战略性工作上。

7、效益难以核算。很多时候间接采购带来的成本节约无法直接反映在财务报表上,采购部门也难以证明间接成本优化产生的收益,间接采购的KPI计算方法模糊不清,导致采购人员积极寻求优化的动力不足。

从以上问题可以看出,间接采购相对于直接采购管理难度要大的多,但是,我们也要看到,间接采购优化降本的潜力比直接采购也要大的多。间接采购管理的重点不在于选好供应商、不在于物资质量问题,而在于全流程的管理优化,只有做好间接采购的流程管理,才能有效降低采购的人员成本、管理成本、材料成本,为企业创造价值。

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